10 Razões para esquecer os formulários físicos

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Digitalizar documentos em papel nas empresas é uma realidade em ascensão em todo o mundo. Por exemplo, no Chile, de acordo com o jornal La Segunda, após a implementação da factura electrónica obrigatória em 1 de agosto deste ano, 331.000 empresas yep papel já estão utilizando este modo e, atualmente, 86% de todas as facturas são transmitidas diariamente no país têm formato digital.

Em uma pesquisa em 2014 pela AIIM, a organização dos profissionais da informação sem fins lucrativos 444 membros da comunidade global, 46% dos entrevistados concordaram que os maiores ganhos de produtividade na maioria dos processos de negócio veio apenas remover o papel.

No entanto, ainda há um longo caminho a percorrer antes de todos os procedimentos de uma empresa são 100% online. Formulários físicas estão entre os muitos problemas de muitas organizações viciadas o papel ea resistir à mudança, seja pela rigidez de sua estrutura, ou falta de informação sobre as alternativas mais eficientes. Estos formulários físicas obsoletas e monótonas são demorados processos e negócios dinheiro, e geralmente frustram progresso para outras tarefas produtivas.

As formulários móveis, oferecendo uma aplicação como DataScope incluem vantagens muito interessantes para substituir as formulários físicos e superar formulários eletrônicos tradicionais.

Para as empresas que querem ser otimizado, aqui estão 10 razões pelas quais eles devem esquecer as formulários físicas, e considerar formulários móveis como uma alternativa melhor:

As informações das formulários físicas pode ser mal interpretado. Pobre caligrafia, a incapacidade de seguir o formato adequado, ou até mesmo manchas no papel são desastrosas para uma organização. DataScope resolve esse problema enviando os relatórios sede padronizada e 100% legível.

Formulários físicos pode ser perdido, eles podem ser incompleta ou podem ter informações erradas, gerar perdas. Formulários móveis, no entanto, dizem que as empresas capturar todos os seus lucros, uma vez que os dados não são perdidos.

Analisa as informações tardiamente. Converter formulários em papel em informação digital permite a revisão dos dados em tempo real, e plataformas móveis como DataScope ainda tem a opção de falar bate-papo para corrigir erros imediatamente.

Dificultar o trabalho a partir de casa ou fora do escritório. DataScope no seu celular resolve tudo, uma vez que não é necessário voltar ao escritório para entregar o relatório: é enviado on-line e off-line a partir do campo.

Espaço-consumindo arquivo. Formulários físicos exigem espaço significativo para o seu arquivo e acesso imediato à informação é complicado se o arquivo estiver em um prédio diferente.

Possibilidade de dano. Os documentos em papel são danificadas ao longo do tempo, e estão expostos a incêndios, inundações ou outros desastres.

Exigem custos associados. Formulários físicos não só precisam de mais papel, mas também mais impressoras, pastas, grampos, etc., o que representa custos adicionais com formulários móveis não precisam enfrentar.

colaboração Limited. Trabalho em colaboração em um documento é extremamente difícil com uma forma física. Para imprimir várias cópias, comentários, o documento deve ser feita separadamente, e então re-escrevê-lo e, em seguida, propor novas alterações. Através de uma plataforma móvel como DataScope, indicadores de gestão ação, receber feedback dos erros centrais e corretos é uma questão de segundos.

os custos ambientais. Use mais papel é prejudicial ao meio ambiente, resultando em piora a pegada de carbono das empresas.

Inseguro. Dada a forma física, como garantir que informações sensíveis aos interesses da empresa não foi copiado ou manipulado para outros fins? Com formulários móveis como DataScope, ele remove o risco de que a informação chega em mãos erradas.

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Sobre o autor

Nicolás Serrano
Nicolás Serrano
Customer Success @DataScope

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