Em todo o mundo, a digitalização de documentos em papel está se tornando cada vez mais popular entre as empresas. No Chile, por exemplo, após a imposição da fatura eletrônica obrigatória em 1º de agosto de 2016, 331 mil empresas trocaram as faturas impressas pelas eletrônicas, e quase 86% do total de faturas emitidas diariamente são digitais, segundo o jornal La Segunda. Esse número certamente aumentará à medida que mais empresas implementarem esse regulamento.
Uma pesquisa realizada pela AIIM, uma organização sem fins lucrativos de profissionais de informação, para 444 membros de sua comunidade global, indicou que 46% dos entrevistados concordaram que melhoria de produtividade mais relevante para a maioria de seus processos é a remoção do papel.
No entanto, ainda há um longo caminho pela frente antes que todos os procedimentos de uma empresa se tornem 100% on-line. Os formulários em papel são um dos muitos problemas enfrentados pelas organizações dependentes do uso de papel, relutantes em mudar, seja por causa de sua estrutura rígida, seja em função da falta de informações sobre alternativas mais eficientes. O uso de formulários em papel são processos antiquados, que desperdiçam o tempo e o dinheiro das empresas e as impede de focar em outras tarefas produtivas.
Os formulários para dispositivos móveis, oferecidos pelo DataScope, oferecem ótimas vantagens para substituir formulários em papel e os formulários eletrônicos tradicionais.
As empresas que precisam ter seus processos otimizados têm boas razões dispensar os formulários em papel e substituí-los por formulários móves. Separamos abaixo os 10 principais motivos para fazer essa transição:
1. Informações registradas em formulários em papel podem ser mal interpretadas.Escrita ilegível ou até mesmo borrões no papel podem ser desastrosos para uma empresa. O DataScope soluciona esse problema, enviando ao escritório central relatórios 100% legíveis e padronizados.
2. Formulários em papel podem ser perdidos, podem estar incompletos ou podem conter informações erradas, levando a perdas para a empresa.Por outro lado, os formulários móveis garantem que as empresas captem todas as suas receitas, uma vez que as informações nunca são perdidas.
3. Revisão tardia da informação.A conversão do formulário em papel para informações digitais permite uma revisão dos dados em tempo real, e as plataformas móveis, como o DataScope, permitem conversar para corrigir os erros imediatamente.
4. Torna possível trabalhar de casa ou fora do escritório.O DataScope no seu celular resolve tudo, já que não há necessidade de retornar ao escritório para entregar um relatório: ele pode ser enviado on-line e você pode usar o aplicativo off-line para fazer o upload para a nuvem a partir do campo.
5. Formulários em papel causam falta de espaço para armazenamento.A documentação em papel pode ocupar uma quantidade significativa de espaço, e o acesso imediato às informações pode ser difícil se os documentos estiverem localizados em um local diferente.
6. Propensão a danos. Documentos em papel são danificados ao longo do tempo e estão expostos a incêndios, inundações e outras catástrofes.
7. Custos associados. Os formulários em papel demandam uma grande quantidade de papel, mas também de impressoras, despesas de armazenamento, etc., que representam custos extras que os formulários para dispositivos móveis não exigem.
8. Colaboração limitada.A colaboração em relação ao uso e acesso aos documentos é extremamente difícil quando se trabalha com formulários em papel. Para isso, é necessário ter várias cópias impressas, alterá-los separadamente e depois compartilhar suas versões entre si antes de fazer outras alterações. Uma plataforma móvel como o DataScope permite compartilhar os indicadores de desempenho, avaliar o trabalho e corrigir possíveis erros em segundos.
9. Custos ambientais.O uso demasiado de papel é prejudicial ao meio ambiente, o que piora a pegada de carbono da empresa.
10. Segurança. Como um formulário em papel pode garantir que informações confidenciais não sejam copiadas ou manipuladas incorretamente para outros fins? Usando formulários móveis como o DataScope, você controla quem tem acesso às informações.
O DataScope é uma plataforma que permite a várias indústrias simplificar, organizar e avaliar o trabalho em campo, graças aos seus formulários on-line que fornecem indicadores em tempo real, 100% adaptáveis a qualquer necessidade.
