¿Qué es un sistema de GMAO y por qué es importante para la gestión de mantenimiento?

Tabla de Contenidos

El uso de softwares de GMAO, optimiza las tareas de mantenimiento, mejora la gestión de los equipos, reduce la tasa de fallas e incrementa la seguridad general de los procesos. Todo ello se traduce en mejor competitividad y posicionamiento de mercado.

Toda empresa u organización se construye sobre la base de distintos procesos en los que participan cada una de sus respectivas áreas, departamentos o divisiones. 

Una de las áreas que desarrolla las tareas más complejas es la de mantenimiento, pues de ella depende que la empresa mantenga un ritmo de operación continuo y eficiente. 

Para cumplir dicho objetivo, sus equipos necesitan poner en marcha diversos procesos administrativos y técnicos, que involucran desde la inspección y reparación de maquinaria o infraestructura crítica, hasta gestión documental y de archivo.

Por ello, las empresas que aspiran a posicionarse en el mercado, han optado por orientar sus procesos de mantenimiento mediante herramientas digitales avanzadas, seguras y fiables. Entre estas destacan los software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador, o GMAO

¿Qué son los GMAO y qué funciones realizan?

Técnicamente los GMAO o CMMS (del inglés Computerized Maintenance Management System) son programas que almacenan y administran bases de datos informáticas especializadas. En ellas se guarda toda la información sobre los activos de una empresa, así como de las respectivas operaciones de mantenimiento que se realizan.

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El principal objetivo de los programas GMAO es recolectar y organizar toda la información requerida por el departamento y los profesionales a cargo de las tareas de mantenimiento, de modo que cumplan en forma eficiente sus tareas y objetivos.

Por ejemplo, les ayuda a determinar qué máquinas necesitan mantenimiento preventivo o predictivo, y cuáles repuestos se necesitan con mayor o menor urgencia, entre otras múltiples variables.

Además, los GMAO proporcionan a la gerencia de la empresa, informes precisos que les ayudan a tomar mejores decisiones estratégicas. Por ejemplo, asignar o redistribuir de mejor forma los recursos necesarios para implementar un programa de mantenimiento preventivo para cada maquinaria.

De este modo, implementar un programa GMAO facilita el desarrollo de los procesos de mantenimiento y ayuda a lograr mayor eficiencia y control de los activos de la empresa. 

¿Cómo funciona un sistema de GMAO?

El núcleo principal de todo software GMAO es su base de datos. Esta organiza toda la información existente sobre los activos de una empresa y la pone a disposición de los profesionales del departamento de mantenimiento

Esto permite mantener un registro centralizado del estado de equipos y herramientas, así como realizar un adecuado seguimiento del ciclo de vida de cada uno de estos activos. 

También es posible programar y supervisar todas las actividades de mantenimiento, mediante la elaboración de un listado detallado de todos los trabajos realizados y por realizar.

¿Para qué tipo de operaciones sirve un GMAO?

A partir de la información almacenada en esta base de datos, los software GMAO prestan apoyo para llevar a cabo una serie de operaciones críticas para la empresa. Entre estas destacan las siguientes: 

Mantenimiento preventivo

Es el módulo más importante de una solución GMAO, pues permite programar y hacer seguimiento periódico de las tareas de mantenimiento de los activos de una empresa. Esto es vital para prevenir fallas o averías que puedan detener y alterar el proceso de producción.

Gracias a los sistemas GMAO

  • Se programa la periodicidad de los mantenimientos
  • Se automatizan las órdenes de trabajo asociadas
  • Se agiliza y optimiza la correspondiente asignación de recursos técnicos y humanos para cada tarea.

Gestión de órdenes de trabajo

Es otra de las principales funcionalidades de un programa GMAO o CMMS, dado que se traduce en una mejora significativa de la gestión de los equipos de mantenimiento. 

Parte fundamental de esta ventaja se debe al ahorro de tiempo derivado de la digitalización de las órdenes de trabajo (OT).

En todo programa de GMAO, la gestión de órdenes de trabajo incluye las siguientes funcionalidades: 

  • Automatizar la generación de órdenes de trabajo.
  • Reservar materiales y equipos.
  • Programar y asignar equipos de trabajo y turnos.
  • Revisar el estado de los equipos y hacer seguimiento del tiempo de inactividad, en caso de falla o avería.
  • Registrar los gastos planificados y reales.
  • Incorporar documentación asociada a la base de datos, como manuales de reparación y procedimientos de seguridad.

Toda esta información queda almacenada en la base de datos del programa GMAO. De este modo, los encargados de mantenimiento pueden visualizar los recursos asignados a cada OT, y saber en qué estado se encuentran.  

Registro de activos

Los software GMAO pueden almacenar y compartir información crítica de equipos, maquinarias repuestos y herramientas especializadas, incluyendo aspectos tales como: 

  • Fabricante, modelo, número de serie, clase y tipo de equipo.
  • Códigos de fabricación asociados.
  • Ubicación y existencias de stock en bodega.
  • Estadísticas de rendimiento y tiempo de inactividad.
  • Periodos máximos de vida útil.
  • Garantías de fábrica.
  • Reemplazos y reparaciones previstas.
  • Calibraciones.
  • Manuales de reparación, procedimientos de seguridad y garantías de equipos en papel digital, audio o video (según precise cada empresa).

Gestión de recursos y mano de obra

La base de datos de un programa GMAO puede almacenar toda la información de cada integrante del equipo de mantenimiento de una empresa, especificando sus competencias, conocimientos y habilidades específicas. 

Esto permite gestionar de manera más eficiente la asignación de los equipos y los turnos de trabajo; pues se asegura que cada operación de mantenimiento esté acorde con las competencias del personal a cargo. 

Control de materiales de inventario

Los software GMAO también cuentan con un módulo dedicado al inventario, distribución y recuperación de equipos y materiales. Este permite mejorar el control de stock y de los gastos asociados a la reposición de materiales, repuestos y herramientas. 

Asimismo, optimiza el reabastecimiento de insumos, garantizando que siempre estén disponibles. Esto se traduce en ahorro de tiempo y en la reducción de los períodos de inactividad de los equipos.

Informes, análisis y auditoría

Los programas GMAO permiten generar informes de todas las etapas del proceso de mantenimiento, incluyendo variables importantes como disponibilidad de activos, uso de materiales y gastos en mano de obra e insumos, entre otras variables. 

De este modo, los supervisores de mantenimiento cuentan con mejores herramientas para analizar la información disponible sobre inspecciones y reparaciones, lo cual mejora su capacidad para tomar decisiones estratégicas en terreno.

Asimismo, las aplicaciones GMAO ayudan a recopilar y organizar toda la información necesaria para enfrentar exitosamente cualquier auditoría interna o externa.

¿Cuáles son las principales ventajas de un software GMAO?

Utilizar un programa de mantenimiento GMAO permite que las empresas tengan control preciso del estado de los activos e infraestructura productiva crítica de la empresa. 

De este modo, la emisión y seguimiento en tiempo real de las órdenes de trabajo permite implementar una estrategia de mantenimiento ágil y efectiva. Todo lo cual se traduce en la optimización constante del rendimiento y productividad de toda la organización.  

Todos estos beneficios generales se desglosan en las siguientes ventajas específicas:

1. Optimización del rendimiento de los activos

Los software GMAO almacenan toda la información clave de los activos críticos, como marca, modelo, número de serie, clase y tipo de cada equipo o maquinaria. De este modo, el personal de mantenimiento sabe efectivamente qué tarea debe realizar durante una inspección o reparación. 

2. Reducción de los tiempos de inactividad

Cada falla o desperfecto no previsto genera altos costos a las empresas, tanto en recursos como en imagen pública y reputación. El uso de un programa GMAO minimiza cualquier riesgo derivado de estas paradas imprevistas, a partir de la optimización de las tareas de mantenimiento preventivo o predictivo (según las necesidades de cada compañía).

3. Mejora la efectividad de los equipos de mantenimiento

Los software CMMS brindan acceso a gran cantidad de información valiosa almacenada en sus bases de datos. Esto permite que los equipos de mantenimiento respondan rápidamente a las órdenes de trabajo, brindando un servicio más ágil, eficiente y oportuno.

Del mismo modo, los software GMAO cuentan con información histórica valiosa de cada activo. Ello permite trazar determinadas “tendencias de rendimiento” y optimizar la frecuencia de mantenimiento, de acuerdo con dicha información. 

Consecuentemente, se previenen fallas inesperadas que podrían derivar en altos costos para la empresa. 

4. Aumento en la seguridad

La mejora en las tareas de mantenimiento de los equipos se traduce, asimismo, en un mejor cumplimiento de los estándares de seguridad laboral.

Esto permite reducir significativamente los accidentes por fallas de equipos, garantizando un entorno de trabajo más seguro tanto para los operadores de mantenimiento como para los demás colaboradores de la empresa.

5. Mejora en la planificación de tareas

Los software GMAO permiten programar inspecciones de mantenimiento regulares. Esto evita la aparición de fallas inesperadas y reparaciones reactivas que suelen tener alto costo. Consecuentemente se extiende la vida útil de los equipos y se reducen los costos asociados.

¿Sabes si tu empresa necesita un sistema de GMAO?

Cada una de estas variables expuestas demuestra que invertir en un programa GMAO ofrece numerosas ventajas competitivas. No solo mejorará las operaciones de mantenimiento, sino que también incrementará la seguridad y eficiencia de toda la empresa.

Pero si aún persistiese algún grado de duda, basta sólo con plantearse las siguientes preguntas:

  • ¿Cuántas fallas no previstas de equipos suceden en un año?
  • ¿Cuánto tiempo de productividad se pierde por esta razón?
  • ¿Cuántos recursos se malgastan debido a estas contingencias?
  • ¿Cuánto demoran los trabajos de mantenimiento, si las órdenes de trabajo aún se emiten en papel?
  • ¿Cuántas mermas económicas se derivan de todos estos factores?
  • ¿Cuánta competitividad se pierde?

Superar estos factores negativos, mediante el uso de un programa GMAO, constituye, sin lugar a dudas, la clave para el éxito de las empresas dentro de un mercado cada vez más exigente y competitivo.

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Sobre el autor

Francisco Gonzalez

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