Los formularios de Google, o mejor conocidos como Google Forms, son las herramientas más eficaces y populares a nivel mundial para la creación de todo tipo de encuestas online.
Al ser totalmente gratuitos, al ofrecer un montón de opciones de preguntas, y al contar con una integración plena con las demás herramientas de Google Drive (que posibilita agregar datos desde diferentes lugares, como una planilla de cálculo), los Google Forms se transformaron rápidamente en una forma simple de crear encuestas en línea, para ser usadas con los fines más diversos.
Recientemente, con el objetivo de seguir ofreciendo una herramienta cada vez más útil para sus usuarios, Google Forms anunció el lanzamiento de una nueva actualización. De acuerdo a Tiempo de Negocios, entre sus nuevas funciones esta versión incluye una validación inteligente de respuestas, con formularios que podrán sugerir una validación de respuestas basadas en la pregunta o campo que se solicite en el formulario. Otra característica adicional que se incorpora en esta nueva actualización es la carga de archivos desde dominios distintos al de la organización del usuario.
Sin embargo, lamentablemente existen situaciones (si necesitas trabajar desconectado, por ejemplo) en las que los Google Forms simplemente no pueden cumplir con las necesidades, y allí se hace urgente buscar alternativas que cubran todas las contingencias posibles.
¿Encuestas offline? Un problema sin solución
Quienes tienen experiencia en la realización de encuestas en terreno saben que recolectar información en lugares donde no hay internet es una situación que deben enfrentar muy frecuentemente. Para los expertos que requieren de un formulario móvil u online (en lugar de tener que volver al lápiz y papel), en esos momentos deben contar con un instrumento de recolección fiable, que pueda funcionar correctamente sin depender de la conexión.
El principal problema para los usuarios de Google Forms, entonces, surge al momento de utilizarlos en la realización de preguntas a encuestados fuera de la oficina, donde la conexión a Internet por momentos se pierde, o directamente no existe, por lo remoto del lugar.
¿Por qué tienen este problema? Porque lamentablemente por el momento no es posible trabajar con los Google Forms offline. Como explicamos en un artículo anterior, a pesar de la cantidad de actualizaciones que se han llevado a cabo, debemos destacar que la posibilidad de editar los Google Forms offline no existe aún. Si bien sí es posible acceder a los datos de los Google Forms offline, no podremos completar ni hacer cambios a los formularios a menos que estemos conectados.
Si bien se pueden usar las distintas aplicaciones de Google Drive sin conexión (puedes encontrar una guía para activar la función aquí), esta función no está disponible para los Google Forms.
Por esta incapacidad de funcionar sin internet, los Google Forms se vuelven un inconveniente para el trabajo diario con las encuestas, así como también otras actividades que operan típicamente offline.
¿Qué opciones hay?
En un artículo anterior, “5 ventajas de las encuestas offline frente a los cuestionarios digitales”, explicamos que a pesar de que los cuestionarios digitales y encuestas por Internet se han vuelto la tendencia predominante, “las encuestas offline no han desaparecido, sin embargo, y encontraron un lugar al amparo de las nuevas tecnologías para sobresalir por sus propios méritos, y con ventajas que las encuestas online, a pesar de haberse popularizado en todas las áreas, no pueden cubrir”.
Para evitar inconvenientes con Google Forms mientras se recolectan respuestas en lugares sin Internet, afortunadamente existen plataformas web como DataScope, que proveen formularios móviles para encuestas offline disponibles para smartphones.
Retomando los principales puntos del artículo anterior, veamos algunas de las ventajas principales de estos formularios para encuestas:
No dependen de la conectividad
Las encuestas offline para todo uso permiten a empresas u otras organizaciones recoger información de éstas desde un dispositivo móvil que no esté conectado a un servidor, a Internet o a los datos móviles. ¿Pero y qué pasa con los datos si no hay Internet o el servidor está caído? A diferencia de las experiencias con Google Forms, las respuestas se enviarán una vez que se haya establecido una conexión, evitando la pérdida de datos.
Recolección de datos desde cualquier ubicación
Los formularios de las encuestas offline de DataScope permiten recoger información con un tablet o un smartphone desde fuera de la ciudad y lugares remotos, o administrar encuestas de marketing en bares, en los shoppings, o incluso en el transporte público. Las posibilidades son infinitas.
Disponibilidad para web, iOS y Android
La mayoría de las nuevas modalidades de encuestas offline cuentan con disponibilidad para diversos sistemas operativos: web, iOS, y Android, haciéndolas accesibles a cualquier usuario que necesite contar con estas herramientas las 24 horas del día y en el lugar donde se encuentre.
Contenido enriquecido
Si bien en Google Forms se pueden sumar algunos datos al formulario, con herramientas como DataScope el entrevistador puede enriquecer la encuesta con contenidos extra al momento de su envío, tales como fotos desde el lugar donde se realiza la encuesta, incluir la firma, la ubicación GPS de donde se encuestó y la hora para comprobar la veracidad.
¡También son online!
La principal ventaja de las más recientes versiones de las encuestas offline es que siempre que cuenten con conexión a Internet o acceso a datos móviles, pueden enviar en tiempo real los resultados de la encuesta. Al igual que una encuesta online para la web, ¡pero desde cualquier ubicación en la que se encuentre el usuario!
En caso de verse obligado a realizar encuestas en zonas sin wi-fi y sin conexión a Internet, la alternativa es el formulario móvil para encuestas offline, que permite escapar a las limitaciones de Google Forms, y ¡es varias veces más eficiente que recurrir al lápiz y papel!
6.- DataScope + Google Forms
Esta funcionalidad permite importar encuestas previamente creadas en la plataforma Google Forms a DataScope. La plataforma identifica automáticamente las preguntas del cuestionario de Google y las transcribe en nuestro constructor de formularios. Además, después de la importación, a cada vez que se contesta el formulario en Google Forms se manda la respuesta a DataScope.
Sin embargo, esta funcionalidad también opera de manera contraria. Se pueden importar formularios creados en DataScope a Google forms. Esto permite que puede contestar sus cuestionarios desde cualquier lugar y además tener los datos estructurados en una sola herramienta.
DataScope is a platform which allows various industries to streamline, organize and evaluate the work of their field staffs thanks to online forms which provide real time indicators 100% adaptable to any field.
