Formularios electrónicos: ¿qué requisitos deben cumplir?

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Se anunció en el diario El Mercurio que, desde la segunda mitad del 2016 los trámites aduaneros en la frontera entre Chile (Arica) y Perú (Tacna) se harán por vía digital, beneficiando a unas 17 mil personas que cruzan a diario la frontera. La implementación de este soporte electrónico, que reemplazará a los formularios de papel completados en forma obligatoria por los usuarios, significará una reducción en los tiempos de control y mejor selectividad para fiscalizar.
Hay un lento, pero progresivo avance de la burocracia hacia el mundo online que no es aislado, en un proceso que viene liderando (por lejos) el mundo privado. Todo tipo de empresas, grandes y pequeñas, apuntan a eliminar sus documentos físicos para llevarlos a un formulario electrónico.
Tanto empresas como gobiernos deben necesariamente mantenerse al día con los avances tecnológicos para ofrecer respuestas a sus clientes y ciudadanos, respectivamente.

¿Pero cómo garantizar que un formulario electrónico sea útil tanto para el usuario como para la empresa, y no una pérdida de tiempo? He aquí una lista de requisitos que debe tener todo formulario online, provistos por gentileza de soft Xpansion:

  • Lectura fácil y clara: los formularios electrónicos deberán ser completados en una pantalla de computadora. Por lo tanto, la representación del formulario debe ofrecer una lectura fácil y clara.
  • Asistencia al ingresar los datos en cada campo del formulario.
  • Comprobación de que el ingreso de datos sea completo y plausible.
  • Valores por defecto y entradas a elegir.
  • Facilidad de imprimir, para convertir si es necesario el formulario electrónico en un formulario en papel.
  • Deben permitir el guardado de los formularios una vez completos debe ser posible, así como también cambiar los datos ingresados.
  • Si varios formularios deben ser completados con la misma información básica (por ejemplo, nombre y dirección), debería haber una posibilidad de transferir esa información básica cómodamente (con un par de clics o automáticamente) a nuevos formularios, para que no sea necesario ingresar muchas veces los mismos datos.
  • Si los formularios electrónicos son legalmente vinculantes, deben ofrecer la posibilidad de firmarse digitalmente, o imprimirse para luego firmarse manualmente. Las firmas digitales confirman la identidad de la persona que ha completado el formulario y que la integridad del contenido del mismo no han cambiado.
  • La solicitud de formularios electrónicos debe estar disponible para la mayor cantidad de usuarios. Los formularios deben presentarse en un formato extendido y debe estar disponible para todos los sistemas operativos disponibles.
  • Seguir el mismo formato: los formularios electrónicos deben mostrar siempre el mismo formato sin importar el equipo técnico del usuario y se deben completar los mismos requisitos que los formularios en papel.

Pero incluso sumando todos los beneficios que entregan ante los formularios de papel, los formularios electrónicos requieren que el usuario tenga acceso a una computadora o notebook con Internet.
Por ello, y para no quedar fuera de la constante implementación de mejoras en la gestión, el próximo paso para empresas u otro tipo de organizaciones será reemplazar o complementar los formularios electrónicos con los formularios móviles, documentos que suman a las ventajas del formulario electrónico la increíble versatilidad de los smartphones y sus herramientas (GPS, cámara de fotos, etc), y que le dan al miembro del equipo la capacidad de agregar valor a sus reportes desde el terreno, sin tener que reportar a la oficina central.

Los formularios móviles ofrecen además una ventaja valiosísima para la empresa ágil y dinámica que debe mutar y reinventarse permanentemente: pueden reformarse de acuerdo a sus necesidades. Con herramientas móviles como DataScope, por ejemplo, es posible definir múltiples formularios dependiendo la información que se desee levantar en terreno.
Las potencialidades de una solución móvil como complemento del papel o los formularios electrónicos no dejan de sorprender.
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Una aplicación de formulario móvil ofrece una solución para recopilar toda la información solicitada y hacer el trabajo de manera rápida y eficiente. Debido a su funcionalidad fuera de línea, los formularios móviles pueden recopilar datos en tiempo real, independientemente de la ubicación del sitio de trabajo.

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Sobre el autor

Nicolás Serrano

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