¿Cómo saber si su organización necesita una solución CMMS?

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Hoy en día, más empresas comprenden los beneficios de implementar un CMMS (sistema de gestión de mantenimiento computarizado). En el pasado, los sistemas de gestión de mantenimiento solo se encontraban en empresas manufactureras, pero ahora vemos que el software de mantenimiento se utiliza en otras áreas como educación, salud servicios, instalaciones, retail entre otros. Si no utilizas una solución CMMS pero crees que tu empresa podría necesitar una gestión de mantenimiento, revisar estos puntos puede ser de gran utilidad.

¿Cómo sé si una solución CMMS es adecuada para mi organización?

Responder y analizar las siguientes preguntas puede ayudarte a saber si tu organización necesita un sistema de gestión de mantenimiento.

¿Cuál es el costo de las paradas inesperadas en tu empresa?

Comprueba y analiza cuánto le cuesta a tu empresa detener los procesos de producción. Si las paradas son muchas y pierdes una cantidad considerable de ventas e ingresos, podría ser el momento de implementar un software CMMS. Esto reducirá los costos de mantenimiento, reducirá el tiempo de inactividad del equipo y disminuirá las posibilidades de fallas inesperadas.

¿Están aumentando tus costos generales de mantenimiento?

El software CMMS puede ayudarlo a reducir sus costos generales de mantenimiento y puede ser útil para predecir los costos generales de mantenimiento, mejorando el presupuesto y la planificación. La revisión de todos los costos anteriores relacionados con materiales, recursos y actividades de reparación le brindará información suficiente para estimar los costos futuros.

¿Qué tan confiables son tus activos físicos?

Lo que ganamos al mantener nuestros activos físicos funcionando correctamente es el tiempo de actividad: la capacidad de producir y proporcionar bienes y servicios. Dependemos de esos activos para la productividad y la generación de ingresos y por eso debemos mantenerlos funcionando perfectamente al menor costo 

Si tu equipo tiene un mantenimiento costoso o averías, debería considerar implementar un software de gestión de mantenimiento computarizado.

¿Con qué frecuencia tus activos fallan y cuáles son las averías más frecuentes?

¿Cuál es la falla de equipo más frecuente? ¿Tienes un historial de fallas? Un asombroso 98% de las empresas carecen de buenos datos sobre el historial de fallas, la mayoría de ellas se ocupan de las fallas del equipo de forma reactiva, una vez que el equipo falla. El desconocimiento de lo que tiende a provocar fallas dificulta la implementación de un mantenimiento preventivo efectivo.

¿Sabe qué activos le están costando más y por qué?

Mantener los costos de mantenimiento al mínimo es imposible sin saber qué activos le están costando más y por qué esos costos son tan altos. Aquí es donde entra en juego CMMS. Cuando combina eso con información adicional como el costo promedio del tiempo de inactividad por hora, identificar los activos más costosos y descubrir las razones se vuelve más fácil.

¿Cuál es tu tiempo medio de reparación?

Una medida básica de la capacidad de mantenimiento de los elementos reparables es el tiempo medio de reparación (MTTR), que representa el tiempo medio necesario para reparar un componente o dispositivo averiado. Matemáticamente, es el tiempo total de mantenimiento correctivo por fallas dividido por el número total de acciones de mantenimiento correctivo por fallas durante un período de tiempo determinado. Si su MTTR es demasiado alto, debes implementar un sólido proceso de gestión de incidentes y definir roles en su estructura de comando de gestión de incidentes.

¿Cuál es su tiempo promedio entre fallas (MTBF)?

Saber la frecuencia con la que se descompone un grupo específico de activos te permite pronosticar y predecir cuándo puede ocurrir la próxima ruptura. Esta información te ayudará a mejorar los esfuerzos de planificación de mantenimiento y te permitirá asignar tus recursos de mantenimiento correctamente.

¿Tienes un programa de mantenimiento preventivo?

Si no lo tienes, significa que no cuentas con procesos y procedimientos estandarizados que involucren automatización. El mantenimiento preventivo es esencial para cualquier industria porque sirve para reducir el tiempo de inactividad de los equipos. No solo reduce la cantidad de tiempo y dinero invertidos en la reparación de equipos. También aumenta la productividad y la vida útil de los equipos y reduce las paradas de producción. Si tu departamento de mantenimiento todavía está trabajando con un manual o un libro, un portapapeles u hojas de cálculo, debería considerar un software de mantenimiento preventivo.

¿Necesitas reducir los errores humanos?

Los errores humanos pueden resultar bastante costosos. Al tener un sistema computarizado, puede rastrear cada movimiento y toda la información se registrará automáticamente, sin intervención humana. En consecuencia, obtendrás datos altamente precisos y confiables y ya no necesitarás realizar verificaciones manuales de inventario, lo que reducirá significativamente los errores humanos.

¿Cuál es tu presupuesto de mantenimiento este año?

El presupuesto de mantenimiento generalmente varía entre el 20% y el 50% del presupuesto operativo anual. El componente más importante del mantenimiento es la inspección. Un mantenimiento preventivo bien planificado es la piedra angular de un programa de gestión rentable. También necesitas actualizar tus procedimientos de mantenimiento, especialmente si han pasado varios años desde que alguien hizo una inspección acuciosa.

¿Cuál es la demora promedio en las órdenes de trabajo?

Si el tiempo promedio para completar la orden de trabajo aumenta, deberías preocuparte. Para reducir las demoras, puedes dividir los trabajos de mantenimiento grandes en tareas más pequeñas de unos pocos días o menos y tener una orden de trabajo para cada tarea. Tener un sistema de órdenes de trabajo computarizado mejora el tiempo de respuesta a las órdenes de trabajo críticas. Cuando un ascensor se avería o una tubería estalla, los minutos pueden equivaler a mucho dinero. Si mejorar el tiempo de respuesta al mantenimiento no planificado es un objetivo, implementar un software de mantenimiento computarizado te ayudará a lograrlo.

¿Conserva datos sobre todas las tareas de mantenimiento?

La información es el recurso más valioso del mundo. Puede ayudar a tu empresa a optimizar todas las decisiones, a prever problemas y a prepararse para ellos antes de que se conviertan en un gran problema.

El software de mantenimiento toma toda la información que recopila y facilita el registro y la búsqueda, ya que los técnicos pueden llevar historiales de activos, órdenes de trabajo, registros de auditoría y más en su bolsillo con aplicaciones CMMS móviles, que también garantizan la trazabilidad de la información. 

La comunicación entre tu equipo de mantenimiento no es buena

Cuando no tiene un software CMMS, puede haber confusión sobre las prioridades de las órdenes de trabajo y las fechas de vencimiento. CMMS facilita la comunicación mejorada entre sus trabajadores y mantiene a su equipo en la misma página. Luego, los gerentes pueden cambiar rápidamente las prioridades de trabajo, las órdenes de trabajo y las fechas de vencimiento y comunicarlas rápidamente a todo el equipo de mantenimiento.

¿Necesitas garantizar una mayor seguridad en el lugar de trabajo?

La plataforma puede ayudar a tu empresa a prevenir fallas importantes mientras mantiene las máquinas y equipos en buen estado e identifica áreas problemáticas y aborda los problemas de inmediato.

Cuando tu equipo cumple con ciertos estándares de seguridad, reduce el riesgo de fallas críticas y automáticamente minimiza cualquier posibilidad de accidentes y garantiza un entorno de trabajo más seguro.

¿Tienes todos los datos necesarios en un solo lugar?

¿Estás cansado de revisar interminables hojas de cálculo, correos electrónicos, mensajes de texto, calendarios u otros métodos insuficientes de seguimiento? Dentro de un CMMS puede tener órdenes de trabajo, programas de mantenimiento, historiales de trabajo, niveles de existencias, estado de la máquina e información de activos en un solo lugar al que se puede acceder desde cualquier lugar. Al analizar todos esos datos, comprenderás mejor tus necesidades futuras y podrás organizar, automatizar y simplificar tus operaciones de mantenimiento.

¿Necesita mejorar la rendición de cuentas?

Si deseas realizar un seguimiento del progreso, el estado, las demoras, los costos y el tiempo dedicado a cada orden de trabajo, un CMMS es la respuesta. Podrás realizar un seguimiento de todo desde la dashboard con actualizaciones en tiempo real, evitando una serie de problemas de responsabilidades. El sistema mostrará claramente quién fue el responsable de una tarea determinada, el progreso de esa tarea y cualquier comentario sobre el estado de la tarea.

¿Necesitas eliminar los residuos de mantenimiento preventivo?

Los datos de rendimiento de los activos le indican cuántas veces se ha averiado una máquina. Si encuentras un activo que nunca ha tenido problemas, existe la posibilidad de que esté realizando demasiado mantenimiento preventivo. Eso es lo que llamamos «residuos de mantenimiento preventivo». El uso de CMMS para identificar los residuos de mantenimiento preventivo es otra ventaja.

Si deseas saber más sobre CMMS, revisa este artículo.

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Sandra Melo
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