El pasado 4 de noviembre se celebró el World Paper Free Day, el Día Mundial Libre de Papel. Para que este día no pase como una curiosa efeméride y nada más, es importante pensar en cómo se usa el papel hoy en día, y evaluar si es conveniente volverse “paperless” ante los avances que aporta la digitalización de documentos y procesos.
Cada año en Estados Unidos, los empleados de oficina imprimen suficiente papel para llegar a medio camino de la luna. Es una realidad que la dependencia al papel es aún fuerte para los empleados de empresas de todo el mundo, y para volverse paperless será requisito derribar esa resistencia a lo digital. De acuerdo a ITProPortal, para este tipo de organizaciones “El papel es útil; nos deja un registro físico de un documento, evento o información. Podemos leerlo, destacarlo, usarlo como prueba y compartirlo con otros. Lo podemos archivar con otros documentos similares, y (…) la experiencia táctil de leer en papel nos ayuda a navegar textos largos en una manera efectiva e intuitiva, algo que es difícil de replicar en una pantalla”.
A largo plazo, sin embargo, los procesos paperless se están abriendo un espacio cada vez mayor, y la adicción al papel está cediendo paso. De acuerdo a Information Age, una encuesta de AIIM a 200.000 de sus miembros señaló que dos tercios de ellos respondieron que la demanda en sus empresas hacia un espacio de trabajo libre de papel aumentó, mientras que en la mitad de las organizaciones la cantidad de papel que se consume está bajando.
Pero ¿por qué volverse paperless? ¿Qué avances concretos pueden conseguirse al sumarse a la transformación del formato físico al online, o móvil? CMS Wire nos provee algunas claves:
Captura Multicanal
Capturar documentos e información desde el terreno es usualmente la manera que las organizaciones eliminan el exceso de papel en una organización. Además de las preocupaciones medioambientales, el mayor estímulo para el escaneo y captura digital de información es una mejora en la búsqueda y la más fácil capacidad de compartir la información. Para lograr esto, las empresas usan reconocimiento óptico de caracteres (ROC) para capturar datos sin estructura, como la escritura manual. La captura móvil es la principal innovación que impulsa la transición de la captura de los escenarios tradicionales a compromisos con clientes en terreno.
Más y más compañías están enfocadas en usar aplicaciones móviles para iniciar servicios de apoyo en terreno, como tomar la foto de un producto o servicio entregado a la oficina central a través de un formulario móvil, ahorrando tiempo y dinero. Según AIIM, el 39% de las empresas encuestadas está en etapas de planeamiento de proyectos móviles.
Software de Administración de Contenidos
El software de administración de contenidos de una empresa ayuda a las compañías a dirigir y controlar todo el ciclo de vida de los documentos, videos y otras formas de contenido una vez que son digitalizados – ya sea en forma física o en la nube. Este software provee soluciones a las empresas paperless mediante una conexión directa y sin esfuerzo para ubicar la información precisa que los trabajadores necesitan en el momento en que la necesitan. Esto empodera a los empleados a trabajar de manera más inteligente y proporcionar interacciones a través de diferentes canales, que es lo que los clientes esperan.
Firma Electrónica
Las firmas de los clientes son un elemento casi universal de un compromiso de negocios y casi siempre son la principal razón por la cual la gente debe imprimir documentos, incluso cuando son recibidos por vía electrónica. Sin embargo, la firma física en tinta se está volviendo menos necesaria a la vez que las firmas electrónicas se vuelven más y más aceptadas. El uso de la firma electrónica está creciendo entre diferentes industrias esforzándose por volverse paperless para optimizar procesos y la experiencia del cliente, tales como créditos hipotecarios, pólizas de seguros y servicios bancarios.
Forrester Research anticipa que más de 700 millones de transacciones se finalizarán mediante firma electronica en 2017. Los usuarios simplemente firman el documento con el click del mouse o con el toque de su dedo. Con la firma electrónica, no sólo se reduce el uso del papel, sino que además los procesos de firma se acortan en un 90 por ciento, con ciclos de firmas completados en minutos en lugar de horas o días.
Plataformas Inteligentes de Automatización de Procesos y Flujos de Trabajo
Mientras la mayoría de las organizaciones han dado algunos pasos en sus procesos paperless hacia el mundo digital, muchas tienen mucho camino que recorrer aún para modernizar sus procesos de negocios más críticos. Los sistemas que la mayoría de las empresas usa no fueron diseñados para las necesidades en velocidad, colaboración, adaptabilidad y auto atención que se requieren para satisfacer al cliente de hoy. Por eso las organizaciones más abiertas se vuelcan hacia plataformas Smart Process Applications (SPA), plataformas de aplicaciones de software que ofrecen procesos de captura y salida, administración de procesos, flujo de trabajo, colaboración y conocimiento procesable, todo en una plataforma unificada. Las SPA pueden integrarse a sistemas existentes y se adaptan a las tecnologías existentes. Así, las compañías pueden digitalizar totalmente procesos de negocios de cara al cliente tales como cuentas a pagar, colocación de hipotecas, contratación de nuevos clientes, y reclamos.
Resultados rápidos
Las organizaciones ven sus resultados rápidamente. De acuerdo a AIIM, el 84 por ciento de las organizaciones que invirtieron en optimización de procesos y flujos de trabajo recibieron recompensas en menos de 18 meses.
CMS Wire concluye que volverse paperless es sólo el comienzo. Al digitalizar todos los procesos críticos del negocio, que se orientan hacia fuera de la empresa, se puede mejorar la visibilidad de los procesos, alcanzar la excelencia operativa, mejorar el compromiso con el cliente y aumentar la agilidad del negocio. Y evitar que las montañas de papel lleguen hasta la luna.
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