Você deve achar que guardar papéis com registro de todas as transações da sua empresa seja uma boa ideia. Entretanto, você deveria reconsiderar essa opinião.
Conforme apresentado em um artigo do El Cronista, a realidade é bem diferente. A tendência de transformar formulários em papel em formulários eletrônicos é apresentada como uma ferramenta de gerenciamento em rede tanto para instituições públicas quanto privadas. Principalmente a partir das soluções empresariais provenientes do uso de equipamentos eletrônicos, a eliminação do papel nas empresas responde à necessidade de solucionar demandas relacionadas à produtividade e à eficiência, e traz grande alívio para quem é responsável por encaminhar as demandas administrativas de negõcios diversos.
Mas quais são os custos de usar documentos em papel? Muitas vezes são altíssimos e passam despercebidos em meio às “despesas administrativas”. Nesse sentido, a adoção de soluções móveis em substituição ou complementação dos documentos em papel na sua empresa leva não apenas a uma produtividade maior, mas também promove uma redução importante nos custos de usar documentos em papel, o que é muito atraente especialmente para empresas com muitas despesas e que não sabem exatamente em quais setores devem cortar gastos.
Instituições públicas de todo o mundo têm seguido o exemplo de empresas que já começaram a transformar suas práticas assim que os custos de usar documentos em papel foi evidenciado como desperdício de dinheiro e tempo. Esse é o caso da administração pública na Argentina, na província de Mendoza, que se tornará 100% digital no meio do ano de 2017, de acordo com o jornal local Diario Uno. A estratégia de digitalização foi adotada após a identificação dos altos custos de usar documentos em papel: em média, US$513.762,00 são gastos anualmente para imprimir o Diário Oficial, que requer 280 toneladas de papel e US$62.654,00 anuais para imprimir contracheques, consumindo outras 10 toneladas de papel.
E o que acontece com os custos de usar documentos em papel nas empresas?
De acordo com o QuePublishing, nos Estados Unidos o funcionário de escritório típico utiliza mais de 10 mil folhas de papel por ano, o que equivale a dois pacotes de papel por funcionário. Com o preço médio de 40 dólares por pacote, tem-se um custo anual de 80 dólares por funcionário. O custo das folhas de papel equivale a apenas 10 a 11% do custo do ciclo de vida do papel. Os maiores custos relacionados ao uso de papel recaem sobre os gastos com cópias, entrega, armazenamento e localização desse papel, representando as cópias 33% e a distribuição 56% dos custos.
Já o PricewaterhouseCoopers indica que uma empresa média gasta cerca de 20 dólares em trabalho para arquivar cada documento em papel, aproximadamente 120 dólares de trabalho para procurar cada documento arquivado incorretamente, e 220 dólares para refazer um documento. Um estudo da Delloite & Touche no ínicio dos anos 90 revelou que trabalhadores de setores administrativos nos Estados Unidos gastam, em média, três horas por semana procurando papéis que foram guardados em locais errados, classificados erroneamente ou até mesmo perdidos.
De acordo com o site, ainda se desperdiça tempo considerável com ineficiência no gerenciamento da documentação em papel, especialmente quando a maior parte dos dados é criada e gerada eletronicamente.
Seguindo essa linha, o grande clichê quando o assunto é custos de usar documentos em papel é que estudos mostram o que é possível perceber na prática: mais de 45% dos arquivos armazenados são informações duplicadas e em 80% das vezes nunca são acessados novamente!
Agora que você está ciente dos custos de usar documentos em papel, a chance de economizar uma quantia razoável de dinheirona sua empresa ao digitalizar suas informações está em suas mãos. A solução está a apenas a alguns cliques de distância!
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