El precio por usuario parece simple hasta que la herramienta debe llegar a cada local de la red. Por ejemplo, un franquiciado entra una vez al mes. Un auditor entra cuando le toca una visita. Un supervisor regional abre la herramienta los lunes. Sin embargo, en muchos contratos por usuario cada una de esas personas ocupa una licencia durante todo el mes.
Por eso la decisión de compra no se juega en el valor de lista. Se juega en cuántas personas necesitan acceso y con qué frecuencia entran. También se juega en cuánta actividad de la red quieres dejar registrada. Un modelo que cobra por persona y otro que cobra por acción reparten el costo de formas muy distintas.
En este artículo verás en qué se diferencian ambos modelos y qué variables mueven el costo. Además, verás los riesgos de cada uno y cuándo conviene el precio por usuario. Al final encontrarás las preguntas que conviene responder antes de firmar. No incluimos cifras de precio, porque importa más cómo se calcula el cobro.
¿En qué se diferencia el precio por usuario del precio por acción?
El precio por usuario cobra por cada persona con acceso a la herramienta, la use poco o mucho. El precio por acción cobra por lo que la operación hace dentro de ella, por ejemplo cada formulario enviado. En el primero el costo sigue a la plantilla. En cambio, en el segundo sigue a la actividad.
Ninguno es mejor en todos los casos. La pregunta útil es qué crece más rápido en tu red: el número de personas o el número de registros. Un análisis de Tomasz Tunguz (2021) plantea una regla parecida. Según ese análisis, el cobro por uso encaja cuando el uso es intermitente. En cambio, el cobro por asiento encaja cuando el uso es constante.
La siguiente tabla resume las diferencias. Describe ambos modelos en su forma pura. Además, muchos proveedores combinan los dos, por eso conviene leer las condiciones de cada propuesta.
| Criterio | Precio por usuario | Precio por acción |
|---|---|---|
| Qué se cobra | Cada persona con acceso | Cada evento que el proveedor define como acción |
| Qué hace crecer el costo | Más personas en la plantilla | Más actividad registrada |
| Previsibilidad | Alta si la plantilla es estable | Alta si el volumen mensual es estable |
| Persona que entra poco | Pesa igual que quien entra a diario | Su costo depende de lo que registra, no de tener acceso |
| Riesgo principal | Dejar gente sin acceso o compartir cuentas | Subestimar el volumen o los picos |
| Suele convenir cuando | El equipo es pequeño, estable y de uso diario | Muchas personas usan la herramienta pocas veces y el volumen se puede estimar |
¿Por qué una operación multi-local cambia las cuentas?
En una red de locales, la mayoría de las personas no son usuarios intensivos. Son franquiciados, encargados, auditores ocasionales y supervisores que pasan por el local pocas veces al mes. Aun así, con precio por usuario cada una pesa casi igual que quien trabaja en la herramienta todo el día.
Quién entra a la herramienta y con qué frecuencia
Estos perfiles se repiten en la mayoría de las redes de retail y franquicias. La frecuencia de cada uno es una observación general, no un dato de tu red.
- Franquiciado: revisa resultados y responde por los hallazgos de su local. Suele entrar pocas veces al mes.
- Encargado de local: completa checklists y atiende hallazgos. Entra más seguido, pero solo por su local.
- Auditor ocasional: usa la herramienta en los días de visita y casi nunca fuera de ellos.
- Supervisor regional: recorre varios locales y trabaja en bloques de visitas.
Un ejemplo hipotético con cantidades
Imagina una red hipotética de 40 locales. En total, 200 personas necesitan acceso en algún momento del mes. Solo 30 de ellas usan la herramienta casi todos los días. Pero las otras 170 entran pocas veces.
Con precio por usuario, las 200 cuentas cuentan por igual. Con precio por acción, en cambio, el costo depende de cuántos registros generan esas 200 personas en total. Es un ejemplo ilustrativo sin precios. Tus cantidades serán otras, porque cada red es distinta.
¿Qué variables mueven el costo en cada modelo?
Antes de pedir cotizaciones, conviene saber qué número de tu operación entra en la cuenta de cada modelo. De lo contrario, dos propuestas distintas no se pueden comparar.
Variables del modelo por usuario
- Personas con acceso: incluye a quienes entran poco, porque igual ocupan una licencia.
- Rotación: las altas y bajas de encargados y auditores. Por eso conviene preguntar cómo se reasigna una licencia.
- Tipos de licencia: algunos proveedores distinguen perfiles de uso ocasional o de solo lectura. Otros no.
- Crecimiento de la red: cada local nuevo suma personas, y cada persona suma una licencia.
Variables del modelo por acción
- Definición de acción: qué evento exacto se cuenta y cuáles no.
- Frecuencia de visitas: más auditorías por local significan también más registros.
- Registros por visita: el checklist, los hallazgos que se abren y las firmas.
- Picos: cierres de mes, campañas, auditorías de certificación y aperturas de locales.
- Exceso del paquete: cómo se cobra, o qué se bloquea, cuando se supera lo incluido.
Riesgos del precio por usuario en una red de locales
El riesgo principal del precio por usuario es que el costo empuja decisiones operativas equivocadas. Para contratar menos licencias, la red limita quién tiene acceso. Como resultado, el registro pierde calidad.
- Compartir cuentas. Un solo usuario por local, usado por varios turnos. Nadie responde por un registro y se pierde la trazabilidad de quién auditó qué.
- Dejar gente fuera. Si el franquiciado o el encargado no tienen acceso, los hallazgos vuelven a circular por mensajes y planillas. Entonces el seguimiento depende de que alguien los copie.
- Costo que crece con la plantilla. Cada local nuevo suma gente, y la cuenta sube aunque la actividad por persona sea baja.
- Licencias ociosas. Personas que dejaron la red o que casi no entran siguen ocupando un puesto mientras no se den de baja.
- Rotación alta. En muchas redes de retail el cambio de encargados es frecuente. Si cada cambio exige un trámite, el equipo tiende a postergarlo.
Ninguno de estos riesgos es inevitable. Dependen de las reglas del contrato, como el plazo, la reasignación de licencias y los perfiles disponibles. Por eso conviene preguntar por ellas.
Riesgos del precio por acción y cómo reducirlos
El riesgo principal del precio por acción es estimar mal el volumen. Si la red registra más de lo previsto, el costo sube con la actividad.
- Qué cuenta como acción. Si la definición es vaga, dos proveedores no se pueden comparar. Pide la lista de eventos por escrito.
- Previsibilidad. El costo es estable solo si el volumen mensual lo es. Una red con calendario de auditorías fijo es más fácil de proyectar.
- Picos. Una campaña, una auditoría de certificación o un grupo de locales nuevos pueden concentrar registros en pocas semanas.
- Incentivo a registrar menos. Si el equipo percibe cada registro como un gasto, puede postergarlo. Conviene dejar claro que registrar es parte del trabajo.
Hay tres formas de reducir estos riesgos. Primero, simula tres escenarios: un mes normal, un mes alto y un mes pico. Segundo, pregunta cómo se factura el exceso y si se puede cambiar de paquete. Tercero, revisa el consumo real cada trimestre y ajusta.
¿Qué cuenta como una acción en DataScope?
En DataScope, una acción es una unidad de uso que se cuenta al ejecutar procesos clave en la plataforma. Por ejemplo, una nueva respuesta de formulario o la gestión de un hallazgo. También lo son una gestión de firma o una respuesta de evaluación. Así lo define la página de precios.
El Help Center lo detalla en cuatro eventos. Son el envío de una respuesta de formulario y la creación de un ticket. También cuentan cada documento firmado y el registro de una capacitación. Cada vez que ocurre uno, se descuenta una acción del total del plan. En los formularios móviles, la acción se cuenta cuando se completan las preguntas y se envían a sincronizar.
Los planes pagos incluyen usuarios ilimitados y un paquete mensual de acciones. Si se supera el paquete, la operación sigue y las acciones adicionales se cobran según el plan. El plan gratuito tiene un tope de 10 usuarios y un tope mensual de acciones. Al superarlo, se pueden seguir completando formularios, pero las nuevas respuestas solo quedan disponibles al actualizar el plan.
Algunos detalles no figuran en las fuentes públicas. Por ejemplo, si cada cambio de estado de un ticket cuenta como una acción adicional. Si ese detalle pesa en tu cálculo, pídelo por escrito. Los valores dependen del plan y del país, así que consúltalos en la página de precios. Además, los tickets están disponibles desde el plan Professional.
¿Cuándo conviene cada modelo?
Conviene el modelo cuyo costo crece con lo mismo que crece tu operación. Si crece el número de personas, pesa el precio por usuario. En cambio, si crece el número de registros, pesa el precio por acción. Estos son los casos típicos.
Cuándo conviene el precio por usuario
- El equipo es pequeño y estable, y casi no cambia durante el año.
- Cada persona usa la herramienta a diario y de forma intensiva, con muchos registros por persona.
- Necesitas un presupuesto fijo y simple de explicar, sin depender del volumen.
- El volumen de registros por persona es tan alto que un cobro por actividad se volvería difícil de proyectar.
Cuándo conviene el precio por acción
- Muchas personas entran pocas veces al mes, como franquiciados, encargados y auditores ocasionales.
- La red crece por locales y quieres dar acceso a todos sin que cada alta cambie la cuenta.
- Hay rotación alta de encargados y supervisores.
- El volumen mensual se puede estimar a partir del calendario de auditorías y de visitas.
DataScope usa el modelo por acción, con usuarios ilimitados en los planes pagos. Por eso no es necesariamente la opción más simple para un equipo pequeño, estable y de uso diario muy intensivo. En ese caso, conviene simular ambos modelos con tus cantidades reales.
Preguntas que debe hacerse quien compra
Estas preguntas ordenan la decisión. Respóndelas con datos de tu red antes de pedir cotizaciones. Después, úsalas con cada proveedor.
- ¿Cuántas personas necesitan acceso en algún momento del mes, y cuántas lo usan a diario?
- ¿Cuántos locales hay hoy y cuántos se sumarán en los próximos doce meses?
- ¿Cuántos registros genera cada local al mes entre auditorías, checklists y hallazgos?
- ¿Cuál es el mes de mayor actividad y cuánto sube frente a un mes normal?
- ¿Qué cuenta como acción o como licencia, y está definido por escrito?
- ¿Qué pasa al superar el paquete o al agregar un usuario a mitad del ciclo?
- ¿Qué plazo tiene el contrato y cómo se da de baja o se ajusta el plan?
- ¿Qué funciones vienen en cada plan y cuáles exigen subir de plan?
Cómo se ve en auditorías y seguimiento de locales
Dos procesos concentran el uso en una red de retail o franquicias. El primero es la auditoría de locales en franquicias, con un checklist estándar. El segundo es el plan de acción que cierra cada hallazgo.
Según la definición vigente, cada auditoría enviada es una respuesta de formulario. Además, cada ticket que se crea para un hallazgo cuenta como otra acción. Entonces, multiplica auditorías por locales y por visitas al mes, y suma los hallazgos que suelen abrirse. Ese número es tu volumen base.
Del lado de las personas, los planes pagos incluyen usuarios ilimitados. Así, el franquiciado, el encargado y el auditor pueden tener cada uno su propio usuario. Cada usuario tiene credenciales propias y puede tener permisos distintos. Además, si el local tiene poca señal, la app móvil permite completar formularios sin conexión. La información se sincroniza al recuperar la conexión.
Un primer paso para esta semana
Arma una hoja con tres columnas: persona, frecuencia de uso y registros que genera por mes. Marca a quienes entran menos de una vez por semana. Con esa hoja podrás simular cualquier propuesta de precio por usuario o por acción. Así comparas la misma operación en ambos modelos.
Conclusión
El precio por usuario premia a los equipos pequeños y estables. En cambio, el precio por acción suele ajustarse mejor a redes con muchas personas de uso ocasional. La decisión depende de cuántas personas entran, cuánto registran y qué tan estable es ese volumen. En el siguiente artículo de esta serie veremos cómo armar un dashboard de cumplimiento multi-local.
Preguntas frecuentes
Depende de cuántas personas usan la herramienta y con qué frecuencia. El precio por usuario suele convenir a equipos pequeños, estables y de uso diario. El precio por acción suele ajustarse mejor cuando muchas personas entran poco. Lo recomendable es simular ambos modelos con cantidades reales de tu operación.
Es un modelo de cobro que depende de lo que se hace en la herramienta, no de cuántas personas acceden. Cada proveedor define qué evento cuenta como acción. Por eso conviene pedir esa definición por escrito. También conviene revisar cómo se factura el exceso.
Una acción es una unidad de uso que se cuenta al ejecutar procesos clave. Por ejemplo, el envío de una respuesta de formulario o la creación de un ticket. También cuentan un documento firmado y el registro de una capacitación. Cada evento descuenta una acción del total del plan.
No en los planes pagos, que incluyen usuarios ilimitados. El cobro se basa en un paquete mensual de acciones y en las acciones adicionales según el plan. El plan gratuito tiene un tope de 10 usuarios. Revisa los valores vigentes en la página de precios.
En los planes pagos, la operación sigue y cada acción adicional se cobra según el plan. En el plan gratuito, se pueden seguir completando formularios. Sin embargo, las nuevas respuestas solo quedan disponibles al actualizar el plan. Conviene preguntar cómo se factura el exceso antes de contratar.
No compares los valores de lista. Simula la misma operación en ambas propuestas, con las personas que entran, los registros por mes y un mes pico. Pide por escrito qué cuenta como acción o licencia. Compara después el costo total en un año con tus propios datos.
