Los reportes de incidentes son una herramienta esencial para el cuidado de los trabajadores. Desde su origen en papel hasta las versiones digitales totalmente personalizables que existen hoy, son un documento fundamental para registrar cada detalle de un evento, con el objetivo de que éstos no vuelvan a suceder en el futuro.
Aunque las empresas cuentan con medidas de protección y prevención, los accidentes suceden. Para evitarlos en el futuro, es clave contar con un historial claro y definido. Y la tecnología permite crearlos, siguiendo pautas como la que exponemos a continuación.
¿Qué se considera como incidente?
Un incidente es cualquier evento, condición o situación que:
- Provoca interrupciones o interferencias en una empresa
- Provoca riesgos importantes que podrían afectar a los trabajadores de una empresa
- Impacta los sistemas y el funcionamiento del lugar de trabajo
- Genera una cobertura negativa de la prensa o una imagen negativa para la empresa
¿Qué es un reporte de incidente laboral?
El reporte de incidente laboral es un documento que busca documentar, con detalles, todos los accidentes e incidentes que ocurren en el lugar de trabajo. Debe incluir toda la información necesaria para explicar cómo, cuándo, dónde y por qué ocurrió un incidente.
Aunque originalmente se trata de documentos tangibles, el avance de la tecnología y la digitalización permiten contar con reportes de incidentes laborales totalmente digitales.
Objetivos de un reporte de incidentes
El reporte de incidente tiene el objetivo de proporcionar todos los datos necesarios para llevar a cabo una investigación y posterior análisis de un evento. Para eso, tiene que informar sobre la causa y las acciones correctivas necesarias para eliminar los riesgos involucrados y prevenir futuros eventos similares. Además, se pueden utilizar como documentos de seguridad, indicando potenciales riesgos y peligros detectados en el lugar de trabajo.
Beneficios de hacer un reporte de incidentes
Hacer un reporte de incidentes busca promover y mejorar la seguridad en el lugar de trabajo. Eso mejora la seguridad de una empresa, ayuda a que ésta destaque y se genere un entorno y cultura de trabajo sólidas y saludable para los trabajadores. Sin embargo, hay más beneficios:
- Medidas más veloces – si se produce un incidente laboral, la acción de elaborar un reporte de incidentes puede inducir a tomar medidas inmediatas y necesarias, previniendo situaciones peores. Esto también ayuda a concientizar a los trabajadores sobre informar todo tipo de incidentes, sean grandes o pequeños. Además, refuerza la responsabilidad que tienen líderes y gerentes de garantizar un lugar más seguro para sus trabajadores.
- Mejor comunicación – comunicar los incidentes a todos los trabajadores involucrados ayuda a crear conciencia sobre los posibles peligros que pueden surgir. Eso ayuda a los líderes y supervisores a garantizar que se implementen medidas preventivas y es una herramienta esencial para las industrias en las que las tareas están asociadas con los mayores riesgos, como las industrias de la construcción, la manufactura, la minería e incluso las oficinas que son propensas a accidentes debido a los peligros potenciales que pueden pasarse por alto.
- Mejora continua de procesos – Un reporte de incidentes proporciona una imagen clara de lo que una organización debería centrarse en resolver. También brinda información valiosa sobre qué procesos deben cambiarse, mejorarse o eliminarse, ayudando a la gerencia a implementar nuevas políticas y regulaciones para poder determinar la eficacia de estos cambios en seguridad y calidad. Esto también podría significar evaluaciones críticas de si los trabajadores necesitarían más capacitación en habilidades o una mejor provisión de equipo.
¿Cuándo elaborar un reporte de incidentes?
Un reporte de incidentes debe elaborarse tan pronto como ocurra un accidente. La puntualidad es importante, porque esperar demasiado dificulta recordar los detalles del evento.
Además, la rapidez implica que un eventual afectado pueda acceder lo antes posible a los beneficios de compensación en el caso de que el incidente le impida trabajar.
Reporte de incidentes: ¿Qué información incluir?
Independientemente de si se trata de un reporte impreso o digitalizado, la personalización es un factor que permite adaptarlo a las necesidades específicas de cada empresa. Un dato clave es que incluya los riesgos e incidentes específicos que son más comunes en su negocio. Y entre los factores comunes para la mayoría están estos factores:
Ubicación del incidente
La ubicación del suceso es elemental y permite contar con información para prevenir futuros eventos similares en el mismo lugar. Lo ideal es contar con una descripción amplia del lugar y luego establecer un área más específica.
Fecha y hora
Una vez determinado el lugar, es fundamental cuándo ocurrió el incidente. Cuanto más específico, mejor. Establecer el momento exacto, con día y hora exactas, puede ayudar al equipo a tomar mayor consciencia de los riesgos que pueden ocurrir durante ese período.
Definir involucrados
Tanto las personas que fueron protagonistas como los testigos deben estar consideradas en el reporte. Supervisores, administradores u otras personas con roles afines también deben estar en el reporte de un incidente, así como los servicios de emergencia o cualquier otra persona que haya sido llamada al lugar de los hechos.
Detalles del incidente
Definidos los datos iniciales, hay que aportar todos los datos complementarios que sirvan para ilustrar cada momento ocurrido antes, durante y después del evento. Este tipo de información es fundamental y, en muchos casos, permite aclarar las reales circunstancias y motivos que generaron el incidente.
Seguimiento
Elaborar un reporte de incidentes requiere algo más que el simple registro de los hechos sucedidos. Y eso se llama seguimiento. Una vez documentados los detalles del incidente, se tienen que enumerar acciones de seguimiento que ayuden a crear un plan para evitar que el mismo tipo de incidente vuelva a ocurrir en el futuro.
Contacto de los involucrados
Contar con los datos de los involucrados y los testigos de un incidente permite tener acceso de primera mano sobre el responsable de presentar el informe y las personas que estuvieron en el lugar de los sucesos en caso de ser necesario obtener información sobre el evento en el futuro. Si el incidente requiere acciones legales, será necesario contar con documentación firmada para seguir adelante con los beneficios de compensación de los afectados o reclamos de seguro.
