No hay mejor manera de garantizar el éxito de un negocio que una inspección de campo en el terreno, cara a cara, ya que permite tomar decisiones relevantes y bien informadas.
¿Qué son las inspecciones del sitio?
Las inspecciones del sitio son un conjunto de actividades implementadas para verificar el cumplimiento en el campo, incluyendo estándares de seguridad, garantía de calidad, condiciones de trabajo y otras áreas críticas del sitio de trabajo. Las inspecciones in situ nos permiten tener una visión más amplia de las operaciones comerciales, mejorar la experiencia de los asistentes, ayudarlo a planificar la logística y experimentar el nivel de servicio que sus asistentes pueden esperar.
¿Por qué debería realizar inspecciones del sitio?
Realizar inspecciones en el sitio puede aportar muchos beneficios a su negocio. Aquí hemos enumerado algunos de ellos:
– Para conocer a las personas con las que trabajas
Permite construir relaciones con el equipo del tour es esencial para generar confianza y lograr el éxito.
– Para inspeccionar detalladamente la calidad de las instalaciones
Al hacerlo, puede verificar si las instalaciones cumplen con los estándares y especificaciones.
– Para verificar el cumplimiento de la fábrica y los sistemas de monitoreo de calidad
Estos factores son fundamentales para lograr el cumplimiento y los objetivos de monitoreo de calidad.
– Para eliminar y minimizar riesgos
Es importante considerar todos los peligros y detalles previsibles para disminuir el daño potencial que puede ser causado por un peligro o peligro. Su compañía necesita tener un formulario de evaluación de riesgos disponible para usar cuando ocurra un accidente.
Medición de la efectividad de la inspección in situ: ¿qué son los KPI?
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) se utilizan en las empresas para medir el progreso hacia objetivos específicos o simplemente para monitorear las tendencias asociadas con las actividades corporativas. Los KPI son datos estructurados, que se pueden usar para mostrarnos qué tan lejos estamos de nuestros objetivos y dónde se requieren más mejoras y recursos.
¿Cómo seleccionamos los KPI?
La mejor selección de KPI para una organización en particular depende de varios factores, tales como: ¿Qué desea lograr con las inspecciones in situ? ¿Dónde quiere estar la organización mañana?
Para desarrollar KPI significativos, los gerentes deben comprender sus operaciones, evaluar los sistemas existentes para administrar los riesgos y comprender el plan de negocios y la cultura de la empresa. Debe tener claro dónde le gustaría que estuviera la organización a corto y largo plazo. Una vez que se han evaluado los procesos y los objetivos, se pueden seleccionar los KPI.
El propósito de las inspecciones de la tienda es controlar y analizar los procesos de producción, distribución y comercialización e identificar cualquier anomalía que pueda dar lugar a situaciones de riesgo para los trabajadores, los clientes y la organización en general.
Otros objetivos de las inspecciones de campo son:
- Evaluar la administración y gestión de empresas.
- Identificar problemas imprevistos en el lugar de trabajo.
- Diagnosticar deficiencias en el equipo de trabajo.
- Analizar los sistemas de contabilidad y control interno.
- Detectar cualquier problema que pueda surgir.
- Identificar los efectos no deseados de los cambios introducidos en el proceso de producción o en la gestión administrativa.
- Proponer soluciones a problemas o deficiencias encontradas.
Gestión de KPI para inspecciones de campo
Para los dueños de negocios es una prioridad crear un ecosistema unificado que permita mejorar y fortalecer la confianza continuamente. Sin una estrecha integración en una red de producción, los objetivos de calidad no se cumplirían y se producirán déficits de cumplimiento. Para las marcas y los minoristas es esencial crear acciones correctivas y preventivas (CAPA) con el fin de construir una reputación y ofrecer una producción impecable de manera consistente. Las marcas y los minoristas que tienen proveedores deben crear un ciclo de mejora continua en el que las devoluciones y las quejas de los clientes, las variaciones del proceso y las inconsistencias de producción se gestionen utilizando el proceso CAPA. Para medir exhaustivamente la evolución de los procesos de producción es necesario usar los KPI apropiados.
Para que los KPI sean efectivos, debes implementar un sistema para rastrear, comunicar y mejorar el rendimiento. No olvides que los KPI pueden evolucionar a medida que la organización cambia. Tú y tu equipo deben estar preparados para evaluar continuamente el progreso de monitoreo del rendimiento y los beneficios de los KPI. Cuando sea necesario y apropiado, los KPI deben modificarse para reflejar las circunstancias cambiantes o impulsar una mejora adicional.
Aquí hemos seleccionado una lista de KPI relevantes para las inspecciones in situ.
Eventos de acción correctiva / acción preventiva (CAPA)
También conocidos como solicitudes de acción correctiva (CAR), los CAPA se utilizan para eliminar anomalías y disconformidades en productos que a menudo se descubren durante las inspecciones. Cuando un inspector de productos encuentra una variación en la calidad del producto, crea un CAPA. El seguimiento de CAPA y sus tendencias es fundamental para la resolución de problemas en las redes de producción.
Índice de pedido perfecto (POI)
Es una métrica de cómo una empresa cumple exactamente el pedido de un cliente, desde el momento en que se toma el pedido correctamente, hasta la entrega del producto a tiempo y el envío una factura correcta.
La fórmula para calcular el rendimiento perfecto del pedido es:
(Porcentaje de pedidos entregados a tiempo) * (Porcentaje de pedidos completos) * (Porcentaje de pedidos sin daños) * (Porcentaje de pedidos con documentación precisa) * 100.
Tiempo de ciclo de fabricación
Esta métrica cuantifica la cantidad de tiempo transcurrido desde que se toma un pedido hasta que el producto se produce y se ingresa en el inventario de productos terminados. Los tiempos de ciclo varían según la industria, el tamaño, la escala de las operaciones de la fábrica, las ubicaciones y la relativa estabilidad de las cadenas de suministro. Esta es una métrica esencial para que cualquier marca o minorista administre sus operaciones de fábrica, ya que muestra cuán bien se orquestan entre sí los procesos como la planificación de fabricación, las ventas, el marketing y la distribución.
Número de auditorías o inspecciones realizadas
El objetivo de una auditoría es evaluar el cumplimiento general de una o más regulaciones, políticas internas u otros factores de cumplimiento. Por lo general, las auditorías las realiza un tercero en el sitio que se audita, lo que podría incluir un auditor de un departamento corporativo o un auditor completamente externo a la empresa. Las inspecciones se realizan para ver si los procesos cumplen con los estándares de la industria y de la empresa en particular. Mientras mayor sea el número de auditorías o inspecciones realizadas, menor será la posibilidad de que surjan anomalías en los procesos.
Número de accidentes e incidentes reportados
Esta métrica proporciona un punto de referencia muy importante para la organización en términos de mostrar si la seguridad está mejorando o empeorando. Además de controlar el número de accidentes / incidentes, debes convertir este número a una proporción por empleado. Es recomendable vigilar de cerca este KPI durante los tiempos de cambio (nuevos productos, nuevos procesos, nuevas máquinas, etc.). En este ítem, debes incluir todas las enfermedades, lesiones, accidentes y accidentes en el lugar de trabajo. no importa cuán leve sea una lesión. Si la cantidad de incidentes aumenta, es necesario tomar más medidas.
Tasa total de incidentes registrables
La tasa total de incidentes registrables (TRIR, por sus siglas en inglés) o la tasa total de incidentes de casos le da a la compañía un vistazo al desempeño de seguridad pasado de la organización, ya que permite calcular la cantidad de incidentes registrables por cada 100 trabajadores a tiempo completo durante un período de un año. Cuanto más bajo es el TRIR, mejor es el rendimiento de una empresa. Las organizaciones pueden beneficiarse al rastrear esta métrica año por año para mejorar sus estándares. TRIR le brinda información sobre el desempeño de seguridad pasado de tu empresa. Las tasas de incidentes son una indicación de cuántos incidentes han ocurrido dentro de un período de tiempo. Si esta tasa es alta, este indicador muestra que hay algo mal con el sistema de seguridad.
Casi accidentes
Un casi incidente o accidente es un evento no planificado que no resultó en lesiones, enfermedades o daños, pero que tenía el potencial de hacerlo. Si el número de casi incidentes aumenta, los casos deben analizarse cuidadosamente para evitar lesiones o daños. Reconocer e informar casi incidentes puede mejorar significativamente la seguridad de los trabajadores y mejorar la cultura de seguridad de una organización.
Tasa de incidencia de lesiones con tiempo perdido
Esto mide los eventos que ocurren durante un período de tiempo por un número estándar de personas. Entonces, si desea calcular el ‘LTIIR’ (Tasa de incidencia de lesiones por tiempo perdido) para 1,000 personas, multiplica el número de incidentes por 100, luego divídalo por un número nulo de personas. Entonces, si tienes 3 incidentes, multiplica ese número por 100. El resultado es 300. Divide eso por el número de personas y obtenemos un LTIIR de 0.3.
Tasa de frecuencia de lesiones con tiempo perdido
Esto se refiere al número de lesiones por tiempo perdido que ocurre por millón de horas trabajadas. Entonces, un ‘LTIFR’ de 8 significa que se producen 8 lesiones por tiempo perdido cada millón de horas trabajadas. Para calcular el LTIFR, multiplica el número de lesiones por tiempo perdido por 1,000,000 y luego divide ese número por el número total de horas trabajadas en una organización. Por ejemplo, si tiene 8 lesiones de tiempo perdido y 3 millones de horas trabajadas, tu LTIFR es 2.6.
Daño de equipos
A menudo, cuando el equipo crítico se descompone, hay una pérdida de actividad. Por lo tanto, este es un indicador principal fuerte que desempeñará un papel importante en la reducción de incidentes, ya que un gran porcentaje de incidentes ocurre debido al estado del equipo utilizado. Medir el número de averías del equipo e intentar mejorar este número afectará positivamente tanto la seguridad como la producción.
Percepción de los empleados sobre el compromiso de gestión
Este KPI podría medirse a través de encuestas periódicas. Esto permite que una organización entienda qué piensan los empleados sobre sus trabajos y su gerente y verifique si sus objetivos concuerdan.
Promedio de horas extra por persona
Este promedio es un gran KPI para ayudar a medir el tiempo promedio trabajado por alguien más allá de sus horas de trabajo normales. La idea es que si mantiene este número bajo, puede significar que una organización gestiona con éxito la carga de trabajo y reduce la posibilidad de fatiga en el lugar de trabajo. Desea tener cuidado con este KPI, ya que no es aplicable a todos los tipos de organizaciones y la definición de «horas extras» variará según la organización.
Índice de satisfacción del empleado (ESI)
Este índice mide los comentarios sobre la satisfacción de los empleados con sus trabajos y empresas. El ESI es un número entre 1 y 100 que debes medir constantemente. Puedes obtener esta métrica implementando encuestas de empleados para obtener información relevante de tu equipo.
Estas métricas proporcionan información sobre las áreas donde una empresa se destaca y donde hay margen para optimización. Combinando y analizando los datos proporcionados por estas métricas, puedes predecir resultados de calidad futuros y también solucionar problemas potenciales de calidad de productos.
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Créditos de la imagen: Pixabay.
