Automatización de procesos: clave para una mayor eficiencia operativa

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Las monótonas tareas reiterativas frente a un computador pueden transformarse en un serio obstáculo para el éxito de toda empresa, en especial si desmotivan a quien las ejecuta. Sin embargo, hoy la evolución tecnológica ofrece herramientas sencillas, pero poderosas, que transforman esta debilidad en una valiosa oportunidad de desarrollo. 

Uno de los principios esenciales de la eficiencia radica en la capacidad de ejecutar tareas de manera ágil y activa, orientándose permanentemente al logro de los objetivos. Incluso cuando estos implican la constante ejecución de acciones repetitivas.

Pero analicemos, por ejemplo, el caso de un profesional TI, que debe ejecutar comandos y analizar recursos del sistema durante todo el día, convirtiendo sus horas frente al computador en una tediosa y poco desafiante jornada laboral.

¿Cómo podemos lograr que esa actividad no pierda eficacia y eficiencia, por culpa de la reiteración monótona de los mismos procesos, día tras día? Y lo que es más importante aún, ¿cómo prevenir que esas acciones no se traduzcan en errores por omisión o descuido? La respuesta es sencilla: mediante la automatización del proceso mediante nuevas herramientas digitales.

No se trata de volver a inventar la rueda, o de utilizar “tecnología espacial”. Si se dispone de las herramientas adecuadas, la automatización de procesos puede aplicarse de manera fácil, lo cual entrega importantes ventajas para la eficiencia general de la organización. 

PRINCIPALES BENEFICIOS

Tanto la prensa especializada, como los líderes de opinión del mundo TI coinciden en precisar que la automatización de procesos permite a las empresas lograr significativos avances en cinco áreas clave: 

-reducción de costos

-aumento de productividad, 

-mayor disponibilidad, 

-alta confiabilidad y 

-máximo rendimiento. 

Analicemos cada uno ellos en detalle:

1. Reducción de costos

Cada empresa u organización enfrenta hoy una presión global cada vez más sostenida para aumentar su rentabilidad. Consecuentemente, la principal forma de enfrentar dicho desafío es reducir los costos de operación, pero sin impactar negativamente a toda la compañía.

La mejor alternativa para dar este paso sin efectos colaterales dañinos, consiste en implementar un software de automatización. Ello permite optimizar el trabajo diario, así como la satisfacción del cliente o usuario final, reduciendo en forma simultánea los costos de operación asociados al mal uso de recursos y activos. 

Una opción no sólo necesaria, sino también lógica, si se considera el alto costo que acarrea seguir empleando a personal de operaciones en tareas rutinarias, poco desafiantes, con alta tasa de desmotivación, y mayor riesgo de fallas. De hecho, estimaciones recientes muestran que estas últimas variables pueden representar hasta 71% del costo operativo total de una empresa.

2. Aumento de productividad

Este es un parámetro de tanta o mayor importancia que el anterior, pues a medida que las necesidades tecnológicas de una organización crecen, también se incrementa la necesidad de mantener su ritmo productivo, sin caer en el problema de la mecanización. 

Es un riesgo alto, porque la proliferación de softwares de productividad de escritorio, o de nuevos equipos y tecnologías para las diversas áreas de la empresa, sobrecargan el trabajo de los profesionales TI, obligándolos a realizar mayor cantidad de tareas diarias, muchas de las cuales son, efectivamente, monótonas y rutinarias.

Del mismo modo, a medida que las personas usan más a las computadoras, demandan y sobrecargan más al sistema. Todo lo cual contribuye a que la productividad caiga, sencillamente porque el personal TI no da abasto para responder a estas múltiples fuentes de potenciales problemas.

La automatización de procesos puede resolver estos inconvenientes de diversas formas. Por ejemplo, un software de programación de tareas optimiza el rendimiento al automatizar la revisión de los equipos y las tareas que estos ejecutan, sin que un técnico deba hacer esa tarea en terreno a cada instante. O bien, impide que los equipos permanezcan inactivos entre pausas de tareas. 

Estas ventajas no sólo ahorran tiempo y dinero, al eliminar lapsos muertos, sino que además minimizan la intervención del operario. De hecho, en algunos casos incluso se pueden reducir numerosas horas de todo el proceso, lo cual permite procesar mayor cantidad de operaciones en menos tiempo, mejorando significativamente el uso de todo el sistema.

Por ejemplo, una vez que se establece la programación de trabajos, el software de automatización ejecuta los comandos respectivos con más precisión y en la secuencia correcta. Esto elimina los errores que puede cometer el operador en toda tarea rutinaria. 

Además, permite planificar con mayor precisión la finalización del trabajo, y al mismo tiempo, brindar la posibilidad de realizar análisis del tipo “¿qué tal si…?” para efectuar posibles cambios en la programación.

3. Disponibilidad

Las empresas cada vez dependen más y más de las computadoras. Y no se trata sólo de una expresión cliché. A diario, prácticamente todos los negocios se realizan mediante sistemas online como, por ejemplo, la emisión de órdenes de compra, reservas, pagos, instrucciones de montaje, guías de despacho, y otro gran número de operaciones. 

Y si por alguna razón los equipos computacionales fallan o no están disponibles, entonces el negocio colapsa, como ha sucedido, por ejemplo, con los recientes ataques informáticos sufridos por grandes instituciones bancarias de nuestro país.

Por ello, si antes se podía tolerar que las computadoras no estuvieran disponibles durante algunas horas, hoy, con el enorme volumen de operaciones alojadas en los servidores y en la nube, interrumpir un solo sistema crítico de esta cadena (órdenes de compra, pagos o guías de despacho, sólo por mencionar algunas), aunque sea por unos minutos, representa millones de dólares en pérdidas. Sin contar el daño irreparable a la reputación de una empresa.

Esto impulsa a que los departamentos TI tengan entre sus objetivos esenciales la alta disponibilidad de operaciones. De hecho, el actual estándar ideal de eficiencia es el que ofrecen los Data Center Tier IV, conocido como los “4 nueves” (99,99%) de disponibilidad o “disponibilidad continua”.

En otras palabras, una empresa no puede permitirse un solo segundo de pérdida en su continuidad operativa, y en este punto la automatización de operaciones también constituye un apoyo de alto valor. 

Pongamos, por ejemplo, un caso sencillo. Si una unidad de disco falla y los profesionales a cargo no habían realizado el respaldo respectivo (porque “olvidaron” ejecutar una tarea rutinaria), la empresa enfrentaría una situación de muy alta crisis. En cambio, la automatización de procesos permite respaldar en forma constante e ininterrumpida toda la información crítica, ya sea en servidores propios o en la nube. Ello garantiza mayor protección contra potenciales desastres, como pérdida de discos, o daños imprevistos en el sistema, provocados por errores humanos.

En un entorno en red la automatización de procesos también representa beneficios directos para la gestión centralizada. En esos casos, un software remoto permite, por ejemplo, que un solo operario pueda monitorear toda la red a través de una consola central. Ello asegura una detección y resolución más rápida de los problemas ocasionados por eventuales fallas en funciones críticas.

4. Confiabilidad

Junto con el aumento de productividad y eficiencia, la confiabilidad es la gran estrella dentro de las múltiples mejoras que brinda una adecuada automatización de procesos. De hecho, su condición de “piedra angular” de toda unidad IT, evita que se produzca confusión o caos en los sistemas, y la correspondiente multiplicación de usuarios descontentos con el servicio.

La dificultad de garantizar este alto nivel de confianza radica, precisamente, en que los profesionales TI hoy trabajan en un ambiente que les exige habilidades muy avanzadas (como dominar sistemas operativos complejos para analizar y resolver problemas a medida que surgen); pero que, al mismo tiempo, los restringe a un escenario de acciones rutinarias y desmotivadoras (como presionar mandos y cargar papel).

Esto se traduce en alta probabilidad de cometer errores y, consecuentemente, en menor confianza en sus acciones. Sin embargo, los procesos automatizados aseguran que estos trabajos rutinarios no se olviden ni ejecuten a destiempo, que los datos ingresados sean correctos, y que se realice cualquier procesamiento especial adicional necesario.

Ventaja aún más decisiva si la automatización se aplica en redes de múltiples sistemas, geográficamente dispersas, con problemas de comunicación, procesamiento integrado de redes de área local y múltiples equipos conectados, donde la probabilidad de error crece en forma exponencial. 

En ese entorno específico, los softwares de automatización de operaciones no sólo son necesarios, sino imprescindibles, gracias a que permiten manejar tareas complejas de forma dinámica e inteligente. De este modo, funciones críticas de la compañía, como liberar trabajos, realizar copias de seguridad, y garantizar las comunicaciones, entre otras, serán ejecutadas de manera confiable. Con ello, se minimiza el riesgo de errores y el personal de operaciones queda libre de ejecutar tareas tediosas, aburridas y manuales.

5. Rendimiento

Los avances tecnológicos están orientados a conseguir mayor rapidez de servicios y reducción de costos. Sin embargo, el exigente trabajo actual se traduce, paradojalmente, en una fuerte sobre carga que, en general, excede la capacidad informática de las empresas. 

Corregir esta carencia demanda fuertes recursos, pero no todas las organizaciones tienen el presupuesto para actualizar su hardware o sistemas. Ante tal dilema, la mejor opción es ajustar y reconfigurar el sistema para que tenga mejor rendimiento. 

Esto, sin embargo, requiere de personal altamente calificado que, por lo general, no está disponible las 24 horas. Y aunque se reconfigure el sistema para enfrentar nuevas cargas de trabajo; el progresivo aumento cotidiano de las mismas, hace que dichas configuraciones muy pronto dejen de ser óptimas. 

Todos esos inconvenientes pueden resolverse de manera rápida, oportuna y eficiente, mediante un software de automatización, el cual tiene la capacidad de ir aumentando progresivamente el rendimiento de los sistemas, cada vez que las exigencias de la producción así lo requieran.

PRINCIPALES OBSTÁCULOS

A pesar de los múltiples beneficios que entrega la automatización de procesos, tales como mayor productividad, confiabilidad, disponibilidad, rendimiento y reducción de costos operativos, su implementación no siempre es fácil. De hecho, para alcanzar el objetivo, se debe recorrer un camino que, por lo general, implica superar diversas trampas y obstáculos.

Lo curioso radica en que las propias empresas no logran ponerse de acuerdo respecto de cuáles son las razones para demorar esta necesaria evolución tecnológica. Las respuestas más comunes son falta de presupuesto, tiempo, experiencia en programación o de personal. 

Más allá de la diversidad de motivos o causas, en términos generales los obstáculos para demorar o no aplicar la automatización de procesos se dividen en dos categorías: costo y personas. 

A. COSTOS

La disponibilidad y confiabilidad que ofrece la automatización debiesen ser argumentos más que convincentes para proceder a su implementación y justificar su costo. Sin embargo, no hay que olvidar que, a medida que avanza el proyecto, pueden entrar en juego otros factores adicionales de costo (nuevos equipos, más personal, ampliación de infraestructura, etc.)

Pero el enfoque no debe reducirse sólo al mayor gasto que esto puede significar, sino a la mejora general en la operatividad de la empresa, y al mejor servicio que se brindará a los usuarios finales. Por ende, a medida que la calidad del servicio se optimice, gracias a un software de automatización, los costos asociados a él también se irán reduciendo.

Asimismo, esto implica adoptar una solución de nivel profesional y pensada siempre con mentalidad estratégica de largo plazo. Aplicar soluciones de automatización desarrolladas internamente y con fines inmediatos puede ofrecer éxitos momentáneos, pero su alcance será demasiado limitado. Además, este tipo de sistemas fallarán a menudo, debido al mantenimiento y a la necesidad de aplicar constantes mejoras, para mantener y expandir el proyecto. 

La clave radica en seguir el camino correcto desde el principio. En otras palabras, optar por un software de automatización de nivel empresarial, que efectivamente se alinee con los objetivos estratégicos de largo plazo de la empresa.

B. PERSONAS

A medida que la automatización de procesos se convierte en una realidad imprescindible para el entorno empresarial, su aplicación ha debido enfrentar la creciente inquietud y, en ocasiones, resistencia, de numerosos operadores de sistemas que la ven como “amenaza directa” para sus respectivas fuentes laborales. 

Por ello, es necesario contar también con una estrategia clara para manejar las preocupaciones del personal y lograr, de este modo, su adhesión al proyecto.

La clave, en este punto del camino, está en modificar el rol del colaborador, entregándole nuevas responsabilidades, como el análisis de operaciones, la supervisión técnica de redes o el rol de administrador de PC, entre otras posibles opciones.

Asimismo, la dirección de la empresa debe asumir conscientemente que la automatización de procesos brinda la valiosa oportunidad de crear y entregar al personal, nuevas competencias acordes con los desafíos de la Transformación Digital. 

Desafío que va de la mano con la necesidad de aportar al desarrollo y perfeccionamiento del talento humano, para que todos los colaboradores se sumen a este proyecto, con entusiasmo, motivación y sentido de compromiso.

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Francisco Gonzalez
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